Btw-aangifte voor buitenlandse ondernemingen

Termijnen

Volgens de wet moeten de kwartaalaangifte en de betaling binnen een maand na het kwartaal binnen zijn; voor een onderneming zonder vestiging of vaste inrichting in Nederland geeft de Belastingdienst twee maanden. De precieze datum staat in uw overzicht van aangiften bij de Belastingdienst. Een geregistreerde onderneming doet elk kwartaal aangifte, ook als er niets aan te geven is.

Die termijn van één maand is de hoofdregel in de wet. Voor een onderneming die niet in Nederland is gevestigd en hier geen vaste inrichting heeft, hanteert de Belastingdienst een langere termijn: de aangifte en de betaling moeten binnen zijn op de laatste dag van de tweede maand na het tijdvak. Bij maandaangifte geldt hetzelfde: de aangifte over september 2026 moet uiterlijk 30 november 2026 binnen zijn. Geeft uw aangifte een teruggaaf, dan krijgt u het geld eerder als u eerder indient. De kwartaaldata die de Belastingdienst noemt voor buitenlandse ondernemers:

• Vierde kwartaal 2025: 28 februari 2026
• Eerste kwartaal 2026: 31 mei 2026
• Tweede kwartaal 2026: 31 augustus 2026
• Derde kwartaal 2026: 30 november 2026
• Vierde kwartaal 2026: 28 februari 2027

Invoer-btw en teruggaaf

Zonder artikel 23-vergunning wordt de invoer-btw bij invoer betaald, meestal via uw douane-expediteur. U trekt hem af in uw Nederlandse btw-aangifte. Is uw aftrek hoger dan de btw die u verschuldigd bent, dan betaalt de Belastingdienst het verschil terug.

Op verzoek kan de Belastingdienst maandaangifte toestaan in plaats van kwartaalaangifte, zodat een teruggaaf sneller komt. De prijs voor maandaangiften spreken we vooraf af.

De Belastingdienst beslist meestal binnen een maand na de aangifte over een teruggaaf. Het duurt langer als hij eerst inkoopfacturen wil zien of een boekenonderzoek doet. Lukt een beslissing niet binnen acht weken, dan moet hij dat laten weten en een nieuwe termijn noemen; u kunt dan recht hebben op belastingrente. Hebt u geen Nederlands btw-nummer, dan vraagt u btw op kosten terug via de teruggaafregeling: zie Nederlandse btw terugvragen als buitenlandse onderneming.

Platforms en de OSS

Is uw onderneming buiten de EU gevestigd en verkoopt u via een platform aan consumenten? Dan geldt het platform in veel gevallen als de verkoper. Uw levering aan het platform valt onder het 0%-tarief, en die geeft u nog wel aan in uw Nederlandse aangifte.

Verkopen vanuit Nederlandse voorraad aan consumenten in andere EU-landen lopen via de OSS-aangifte. Voor een onderneming buiten de EU geldt geen drempel van € 10.000.

Per kwartaal, per maand of per jaar

De Belastingdienst bepaalt uw aangiftetijdvak. Uitgangspunt is een aangifte per kalenderkwartaal, ongeacht het bedrag. Op verzoek kan het per maand, bijvoorbeeld als u geregeld btw terugkrijgt.

Aangifte per jaar kan alleen onder strenge voorwaarden: de onderneming is geen rechtspersoon, betaalt minder dan € 1.883 btw per jaar, heeft per jaar minder dan € 10.000 aan intracommunautaire leveringen, aan intracommunautaire verwervingen en aan afgenomen intracommunautaire diensten, en heeft geen artikel 23-vergunning. Een onderneming die rechtspersoon is, doet dus aangifte per kwartaal of per maand.

Wat er in een Nederlandse btw-aangifte staat

De aangifte heeft vijf rubrieken. Voor een buitenlandse onderneming zijn dit de belangrijkste vragen:

• 1a en 1b: uw verkopen die in Nederland belast zijn met 21% en 9%, met de btw. Zie btw-tarieven 2026
• 1e: verkopen in Nederland tegen 0%, en verkopen waarbij de btw naar uw klant is verlegd. Alleen het bedrag, zonder btw
• 2a: inkopen in Nederland waarbij de btw naar u is verlegd
• 3a: goederen die u uitvoert naar landen buiten de EU
• 3b: goederen die vanuit Nederland naar zakelijke klanten in andere EU-landen gaan, ook eigen goederen die u daarheen overbrengt, en diensten aan zakelijke klanten daar. Het totaal moet aansluiten op uw ICP-opgaaf
• 3c: installatie in andere EU-landen, en afstandsverkopen aan consumenten daar die niet via de OSS lopen
• 4b: goederen en diensten uit andere EU-landen waarover u zelf de btw aangeeft, ook eigen goederen die u vanuit een ander EU-land naar Nederland overbrengt
• 5b: uw aftrekbare btw: Nederlandse btw op inkoopfacturen, betaalde invoer-btw, en de btw uit 2a en 4b voor zover u die mag aftrekken

Betaalde u de invoer-btw aan de douane, bijvoorbeeld via uw douane-expediteur? Dan geeft u de invoer niet aan bij 4a; u trekt de btw af bij 5b. Vraag 4a is voor invoer met een artikel 23-vergunning. Zonder ICP-opgaaf kan het 0%-tarief voor een intracommunautaire levering worden geweigerd. Meer over invoer: invoer-btw voor buitenlandse ondernemingen.

Betalen

• Betaal met het betalingskenmerk dat bij de aangifte hoort. Zonder dat kenmerk kan de Belastingdienst de betaling niet verwerken
• De betaling telt op de dag dat het bedrag op de rekening van de Belastingdienst staat, niet op de dag dat het van uw rekening gaat. Eén dag te laat is te laat. Valt de laatste dag in het weekend of op een feestdag, betaal dan eerder
• Aangifte doen en betalen zijn twee aparte plichten. Kunt u niet op tijd aangifte doen, bijvoorbeeld door een storing, dan moet de btw toch op tijd betaald zijn
• Betalingsproblemen geven geen uitstel voor de aangifte. Een betalingsregeling kan pas worden toegekend als de Belastingdienst een naheffingsaanslag heeft opgelegd voor de btw die niet is betaald

Teruggaaf via de aangifte of via de teruggaafregeling

Hoe u Nederlandse btw op uw kosten terugkrijgt, hangt ervan af of u Nederlandse btw-aangiften doet:

• Geregistreerd en u doet aangifte, bijvoorbeeld omdat u vanuit voorraad in Nederland verkoopt: de Nederlandse btw op uw kosten en de invoer-btw komen bij 5b in uw aangifte. Zijn die hoger dan de btw die u verschuldigd bent, dan geeft de aangifte een teruggaaf
• Niet geregistreerd, omdat u in Nederland niets levert of alleen leveringen en diensten waarbij uw Nederlandse klant de btw aangeeft: dan gebruikt u de teruggaafregeling. Ondernemingen uit een ander EU-land dienen het verzoek in via het portaal van hun eigen belastingdienst, uiterlijk 30 september van het jaar daarna. Ondernemingen van buiten de EU dienen het in bij de Belastingdienst, binnen zes maanden na het kalenderjaar

Twijfelt u of u zich moet registreren? Zie btw-registratie voor buitenlandse ondernemingen en Nederlandse btw terugvragen.

Een aangifte verbeteren

Ontdekt u een fout in een aangifte die al is ingediend? Dan moet u dat melden bij de Belastingdienst en de aangifte verbeteren. Sinds 2025 moet de suppletie binnen acht weken nadat u de fout ontdekt binnen zijn; verbeteren kan tot vijf kalenderjaren terug.

• Een correctie van in totaal € 1.000 of minder, te veel of te weinig, mag in uw volgende aangifte
• Boven € 1.000 dient u een aparte suppletie in, digitaal net als de gewone aangifte. Wij maken een suppletie voor € 125
• Te weinig btw aangegeven: de Belastingdienst legt dan een naheffingsaanslag op en vraagt u met betalen te wachten tot die er is. Dient u de suppletie in binnen drie maanden na het einde van het jaar, dan is geen belastingrente verschuldigd
• Te veel btw betaald: ook dan kunt u een suppletie indienen, en de Belastingdienst geeft terug waarop u recht hebt

Verbetert u het voordat u weet of moet vermoeden dat de Belastingdienst de fout kent, dan volgt in de regel geen boete. Meer hierover: te late of gemiste btw-aangiften en een fout in uw btw-aangifte corrigeren.

Rekenvoorbeeld: een kwartaal met teruggaaf

Een onderneming uit Zwitserland is geregistreerd voor de Nederlandse btw en heeft voorraad in een Nederlands magazijn. In het derde kwartaal van 2026:

• Zij voert goederen in en betaalt via haar douane-expediteur € 21.000 invoer-btw (21% van € 100.000)
• Zij betaalt € 10.000 voor het magazijn plus € 2.100 Nederlandse btw
• Zij verkoopt vanuit het magazijn voor € 60.000 aan zakelijke klanten die in Nederland zijn gevestigd. De btw is naar hen verlegd: vraag 1e, zonder btw
• Zij verzendt vanuit het magazijn voor € 50.000 aan zakelijke klanten met een btw-nummer in Duitsland en Frankrijk: vraag 3b tegen 0%, en hetzelfde bedrag op de ICP-opgaaf
• Vraag 5b: € 21.000 + € 2.100 = € 23.100. De aangifte geeft een teruggaaf van € 23.100

De aangifte moet uiterlijk 30 november 2026 binnen zijn, maar wie in oktober indient, krijgt de teruggaaf eerder. Is een teruggaaf het vaste patroon, dan brengt maandaangifte, die de Belastingdienst op verzoek toestaat, het geld sneller binnen. Dit is een rekenvoorbeeld met ronde bedragen, geen klantcase.

Te late, gemiste of ontbrekende aangiften

Een te late aangifte kost een boete van € 82; te laat betalen 3% van de btw, minimaal € 50 en maximaal € 6.709. Staat er voor een tijdvak geen aangifte voor u klaar? Dan moet u de Belastingdienst binnen een maand na dat tijdvak om een aangifte vragen. Hebt u meerdere kwartalen gemist? Zie te late of gemiste btw-aangiften.

Wat het kost

Elke Nederlandse btw-aangifte en uw vragen over de aangifte: € 100 per maand, € 150 per maand met de OSS-aangifte, ICP-opgaaf + € 25 per maand. Nog niet geregistreerd? De btw-registratie kost € 275 eenmalig, alles inbegrepen. Een gemist kwartaal inhalen kost € 325. Uw totaal rekent u uit met de btw-calculator, al onze diensten staan op alles voor buitenlandse ondernemingen.

Inloggen: eHerkenning

Om zelf in te loggen bij Mijn Belastingdienst Zakelijk heeft een onderneming eHerkenning nodig, op niveau EH3 of hoger. Die koopt u bij een erkende leverancier. Doen wij uw aangiften, dan hebt u dat meestal zelf niet nodig: u machtigt ons.