Btw-registratie in Nederland voor buitenlandse ondernemingen

Wanneer een buitenlandse onderneming een Nederlands btw-nummer nodig heeft

Een onderneming die niet in Nederland is gevestigd, registreert zich voor de btw als zij hier leveringen doet waarover zij de btw zelf verschuldigd is. Voorbeelden zijn verkopen aan consumenten vanuit voorraad in Nederland, en invoer in Nederland met verkoop hier daarna.

Verricht u alleen diensten aan Nederlandse bedrijven, dan wordt de btw meestal naar uw afnemer verlegd en hoeft u zich vaak helemaal niet te registreren. Dat controleren wij voordat er iets wordt ingediend.

Volgens de regels registreert een onderneming zonder vaste inrichting in Nederland zich hier in deze gevallen:

• Zij levert goederen of diensten in Nederland en is de btw zelf verschuldigd, omdat de btw niet naar de afnemer wordt verlegd
• Zij verricht een intracommunautaire verwerving in Nederland, bijvoorbeeld als zij eigen goederen vanuit een ander EU-land naar Nederland brengt
• Zij verzendt goederen vanuit Nederland naar zakelijke klanten in andere EU-landen. Die intracommunautaire leveringen komen in een Nederlandse btw-aangifte en een ICP-opgaaf
• Zij voert goederen op eigen naam in en verkoopt ze daarna

Wie de btw betaalt, hangt af van de klant. Stel: uw goederen liggen in een Nederlands magazijn dat geen vaste inrichting van uw onderneming is, en u verkoopt ze hier:

• Aan een consument: uw onderneming is de Nederlandse btw zelf verschuldigd
• Aan een onderneming, stichting of andere rechtspersoon die in Nederland is gevestigd, of aan een buitenlandse onderneming met een vaste inrichting hier: de btw wordt naar de klant verlegd
• Aan een buitenlandse onderneming zonder vaste inrichting in Nederland: uw onderneming is de Nederlandse btw zelf verschuldigd

Twijfelt u welke situatie bij u past? Lees Heb ik een Nederlands btw-nummer nodig? of, als uw voorraad bij een logistiek bedrijf ligt, verkopen vanuit een Nederlands 3PL- of fulfilmentmagazijn.

Dat geldt ook voor één project of een korte periode. Stoppen uw activiteiten in Nederland, dan wordt het btw-nummer afgemeld. Dat regelen wij met de laatste aangifte voor € 195 eenmalig: zie stoppen met uw activiteiten in Nederland.

Welke stukken de Belastingdienst vraagt

Bij het formulier Aanmelding Onderneming buitenland noemt de Belastingdienst deze bijlagen:

• Stukken waaruit blijkt welke activiteiten uw onderneming in het eigen land verricht
• Een bewijs van inschrijving bij een buitenlandse Kamer van Koophandel, als uw onderneming daar staat ingeschreven
• Voor een onderneming buiten de EU: een verklaring van de belastingdienst van het eigen land
• Een kopie van de oprichtingsakte
• Een kopie van de machtiging, als een adviseur het formulier voor u indient

Stukken die niet in het Nederlands, Duits of Engels zijn, moeten worden vertaald. Wij sturen het formulier met een begeleidende brief aangetekend naar de Belastingdienst in Heerlen.

Op het formulier zelf vraagt de Belastingdienst deze gegevens:

• De naam, het adres, de plaats en het land van vestiging van uw onderneming
• Het nummer waaronder uw onderneming in haar eigen land voor de btw of andere belastingen is geregistreerd
• De aard en de rechtsvorm van de onderneming
• Wie uw klanten zijn: particulieren, ondernemers of andere organisaties
• Uw verwachte jaaromzet in Nederland

Met hetzelfde formulier meldt een onderneming zich ook aan voor de OSS, de vennootschapsbelasting, de loonheffingen, de overdrachtsbelasting en de dividendbelasting. Het formulier wordt geprint, ondertekend en per post gestuurd naar Belastingdienst/Klantgegevens, Postbus 2892, 6401 DJ Heerlen. Wij sturen het aangetekend, met een begeleidende brief. Daarna behandelt het kantoor Buitenland van de Belastingdienst in Heerlen de btw van uw onderneming.

Heeft uw onderneming een vestiging in Nederland? Alle buitenlandse vennootschappen met een vestiging hier schrijven zich in het Handelsregister van de KvK in. Voor een onderneming zonder vestiging hier is de btw-registratie een aparte stap: het formulier Aanmelding Onderneming buitenland gaat rechtstreeks naar de Belastingdienst. Zie starten in Nederland vanuit het buitenland.

Fiscaal vertegenwoordiger en artikel 23

In de meeste gevallen kan uw onderneming zich rechtstreeks registreren, zonder fiscaal vertegenwoordiger. Zonder vertegenwoordiger kan een onderneming die niet in Nederland is gevestigd geen artikel 23-vergunning gebruiken. De invoer-btw wordt dan bij invoer betaald en via uw Nederlandse btw-aangifte teruggevraagd.

Hebt u een fiscaal vertegenwoordiger nodig? Wij verwijzen u door naar een partner met een vergunning.

Een fiscaal vertegenwoordiger verandert niets aan wie de btw verschuldigd is. Wordt de btw op uw verkopen naar uw klanten verlegd, dan blijft dat zo. Een vertegenwoordiger doet de aangiften, de ICP-opgaaf en de betalingen namens uw onderneming, en zijn eigen belastingkantoor behandelt dan uw btw. Wanneer een vertegenwoordiger verplicht is en wanneer hij loont bij invoer, leest u bij fiscaal vertegenwoordiger in Nederland: hebt u er een nodig?

Uw Nederlandse btw-nummer

Na de registratie heeft uw onderneming een Nederlands btw-identificatienummer: NL, negen cijfers, de letter B en twee cijfers. Het staat op uw facturen. Uw klanten en leveranciers in andere EU-landen kunnen het controleren in VIES, de onlinedienst van de Europese Commissie.

Verwar het niet met het omzetbelastingnummer. Dat nummer gebruikt de Belastingdienst voor de aangifte en het overige contact. Bij eenmanszaken zijn de twee nummers sinds 1 januari 2020 verschillend. Meer over de opbouw en de controle: het Nederlandse btw-nummer uitgelegd.

Voorbeeld: een importeur van buiten de EU

Een onderneming die buiten de EU is gevestigd, voert goederen in Nederland in en slaat ze op in een magazijn van een logistiek bedrijf. Dat magazijn is geen vaste inrichting van de onderneming. Zij heeft geen fiscaal vertegenwoordiger, doet de invoeraangifte op eigen naam en heeft een Nederlands btw-nummer. In haar eerste kwartaal:

• Bij invoer betaalt zij € 4.200 invoer-btw: 21% van € 20.000
• Zij verkoopt via haar eigen webshop aan consumenten in Nederland voor € 12.100 inclusief btw. Die btw is zij zelf verschuldigd: 21/121 van € 12.100 is € 2.100
• Zij verkoopt voor € 10.000 aan een Nederlandse bv. De btw wordt verlegd: op de factuur staat geen Nederlandse btw, maar wel het btw-nummer van de bv en ‘btw verlegd’. De bv geeft de € 2.100 zelf aan
• Zij verkoopt goederen die in Nederland blijven voor € 5.000 aan een andere buitenlandse onderneming zonder vestiging hier. Dan wordt niet verlegd: zij is zelf € 1.050 Nederlandse btw verschuldigd en zet die op de factuur

In haar aangifte geeft zij € 2.100 + € 1.050 = € 3.150 btw aan en trekt zij de € 4.200 invoer-btw af. Saldo: € 1.050 terug. De teruggaafbeschikking komt meestal binnen een maand na de aangifte, maar het kan langer duren als de Belastingdienst facturen wil zien. Krijgt een onderneming regelmatig btw terug, dan kan zij om maandaangifte vragen.

Met een artikel 23-vergunning wordt de invoer-btw niet bij invoer betaald, maar in de btw-aangifte opgenomen. Een onderneming zonder vestiging in Nederland heeft daarvoor een fiscaal vertegenwoordiger nodig.

Onze prijs voor deze onderneming: € 275 eenmalig voor de registratie en € 100 per maand voor elke btw-aangifte en de vragen daarover, exclusief btw. Verkoopt zij ook aan consumenten in andere EU-landen, dan komt de OSS-aangifte erbij en is het pakket € 150 per maand. Uw eigen bedrag ziet u met de btw-calculator.

Dit is een rekenvoorbeeld met ronde bedragen, geen klantcase.

Na de registratie

Na de registratie doet uw onderneming elk kwartaal btw-aangifte, ook als er niets aan te geven is. Dat doen wij in ons pakket van € 150 per maand, met OSS en uw vragen over de aangifte erbij; de ICP-opgaaf kost € 25 per maand extra.

Verkoopt u ook aan consumenten in andere EU-landen? Dan kan ook een OSS-registratie nodig zijn. Dat is een aparte registratie.

Dit volgt als uw onderneming is geregistreerd:

• De Belastingdienst geeft uw Nederlandse btw-identificatienummer af en stelt uw aangiftetijdvak vast. Uitgangspunt is elk kalenderkwartaal, hoe hoog het bedrag ook is. Op verzoek kan het per maand, bijvoorbeeld als u regelmatig btw terugkrijgt
• Voor tijdvakken die al voorbij waren toen uw onderneming werd geregistreerd, stuurt de Belastingdienst papieren aangiften. Is over die tijdvakken btw te betalen, dan volgt een naheffingsaanslag; krijgt u btw terug, dan een teruggaafbeschikking
• Op uw facturen staat uw Nederlandse btw-identificatienummer en, als de btw wordt verlegd, het btw-nummer van uw klant
• U bewaart uw administratie in de regel zeven jaar

Hoe de aangiften werken, de termijnen en wat ons pakket omvat, leest u bij btw-aangifte voor buitenlandse ondernemingen. Wat het in uw situatie kost, rekent u uit met onze btw-calculator.

Bent u accountant of logistiek dienstverlener en regelt u dit voor uw klanten? Zie onze samenwerking met accountants en 3PL's.

Inloggen: eHerkenning

Om zelf in te loggen bij Mijn Belastingdienst Zakelijk heeft een onderneming eHerkenning nodig, op niveau EH3 of hoger. Die koopt u bij een erkende leverancier. Doen wij uw aangiften, dan hebt u dat meestal zelf niet nodig: u machtigt ons.