Nederlandse btw terugvragen als buitenlandse onderneming

Wie de teruggaafregeling kan gebruiken

Uw onderneming is niet in Nederland gevestigd en heeft hier geen vaste inrichting. In het teruggaaftijdvak verrichtte zij geen leveringen of diensten in Nederland, behalve handelingen waarbij de btw naar de afnemer is verlegd en bepaalde vervoersdiensten. Verricht u hier wel belaste handelingen, dan registreert u zich en trekt u de btw af in uw Nederlandse aangifte.

Ondernemingen uit de EU: via uw eigen portaal

• Het verzoek gaat elektronisch via het portaal van de belastingdienst in uw eigen EU-land, niet rechtstreeks naar de Nederlandse Belastingdienst, in het Nederlands, Engels of Duits
• Termijn: 30 september van het jaar na het teruggaaftijdvak
• Teruggaaftijdvak: minimaal drie maanden en maximaal één kalenderjaar. Minimumbedrag: € 400 bij een tijdvak korter dan een jaar, € 50 bij een heel jaar
• De Belastingdienst beslist binnen vier maanden, of binnen acht maanden als hij om aanvullende gegevens vraagt, en betaalt binnen tien werkdagen daarna

Sinds 1 april 2026 moet bij het verzoek een elektronische kopie zitten van elke factuur of elk invoerdocument met een maatstaf van heffing van € 1.000 of meer, of € 250 of meer bij brandstof. Het verzoek moet alle verplichte gegevens bevatten, ook een code per soort kosten; een onvolledig verzoek geldt niet als ingediend. Tegen de beslissing kunt u bezwaar maken, en betaalt de Belastingdienst te laat, dan krijgt u rente.

Ondernemingen buiten de EU: bij de Belastingdienst

• Het verzoek gaat op het formulier van de Belastingdienst voor teruggaaf aan ondernemers die buiten de EU zijn gevestigd, naar de Belastingdienst in Heerlen
• Termijn: binnen zes maanden na het einde van het kalenderjaar, dus uiterlijk 30 juni
• Dezelfde minimumbedragen: € 400 bij een tijdvak korter dan een jaar, € 50 bij een heel jaar
• Mee te sturen: kopieën van de facturen of invoerdocumenten, geen originelen, want u krijgt ze niet terug, en een verklaring van uw eigen belastingdienst dat uw onderneming daar als ondernemer is geregistreerd. Een verklaring geldt een jaar
• De Belastingdienst beslist in beginsel binnen acht weken, en kan die termijn verlengen

De Belastingdienst behandelt uw verzoek pas als uw onderneming bij hem als buitenlandse ondernemer is geregistreerd. Dat registratienummer wordt aangevraagd met het formulier Aanmelding onderneming buitenland; dat doen wij voor u en het zit in onze prijs voor de teruggaaf. Op zijn website vraagt de Belastingdienst nu om kopieën van de facturen in plaats van originelen, omdat hij de stukken niet terugstuurt. In 2026 gaat het verzoek over naar Mijn Belastingdienst Zakelijk, met eHerkenning of DigiD; de Belastingdienst maakt de startdatum bekend op zijn website.

Wat u wel en niet terugkrijgt

• Wel: Nederlandse btw op hotelkamers, autohuur, brandstof, en goederen en diensten die u hier koopt, en invoer-btw op goederen die u op eigen naam invoerde, voor zover u recht op aftrek zou hebben
• Niet: btw op eten en drinken dat ter plaatse wordt gebruikt in restaurants, cafés en hotels (artikel 15, lid 5, Wet OB). De hotelkamer zelf en zaalhuur krijgt u wel terug
• Niet: btw die ten onrechte in rekening is gebracht, en btw op facturen die niet aan de Nederlandse factuureisen voldoen

Voorbeeld

Een onderneming uit de Verenigde Staten staat op een beurs in Amsterdam. In 2026 betaalt zij Nederlandse btw op:

• Hotelkamers van € 3.000: € 630 btw tegen 21%, terug te vragen
• Autohuur van € 800: € 168 btw, terug te vragen
• Maaltijden in restaurants van € 400: € 36 btw tegen 9%, niet terug te vragen
• Teruggaafverzoek over 2026, ingediend uiterlijk 30 juni 2027: € 798

Dit is een rekenvoorbeeld, geen klantcase. Of elke kostenpost meetelt, hangt af van uw facturen.

Teruggaafregeling of Nederlandse aangifte: welke route?

• U doet Nederlandse btw-aangiften, bijvoorbeeld omdat u vanuit voorraad in Nederland verkoopt: de Nederlandse btw op uw kosten trekt u af in uw aangifte. Zie btw-aangifte voor buitenlandse ondernemingen
• U levert in Nederland niets, of alleen leveringen en diensten waarbij uw Nederlandse zakelijke klant de btw aangeeft: u gebruikt de teruggaafregeling op deze pagina

Moet uw onderneming zich in Nederland registreren, dan is de teruggaafregeling niet de juiste weg. Zie btw-registratie voor buitenlandse ondernemingen, of kijk het na op heb ik een Nederlands btw-nummer nodig?.

Wat er in een teruggaafverzoek uit de EU staat

Het verzoek gaat over een kalenderjaar, of over een deel van een jaar van minstens drie maanden. Per factuur of invoerdocument staan erin:

• De naam, het adres en het Nederlandse btw-nummer van de leverancier
• De datum en het nummer van de factuur
• De maatstaf van heffing en de btw in euro's, en het deel dat u mag aftrekken
• Een code voor de soort kosten: brandstof, huur van vervoermiddelen, andere kosten van vervoermiddelen, tol en andere wegenheffingen, reiskosten zoals taxi en openbaar vervoer, logies, eten en drinken, toegang tot beurzen en tentoonstellingen, weelde-uitgaven en ontspanning, of overig

In het verzoek omschrijft u ook uw bedrijfsactiviteit met een Europese activiteitencode (NACE), en verklaart u dat u in Nederland niets hebt geleverd behalve verlegde handelingen en bepaalde vervoersdiensten. Facturen van eerder in hetzelfde kalenderjaar die u nog niet hebt teruggevraagd, mogen erbij.

Gedeeltelijk vrijgesteld in uw eigen land

Is uw onderneming in een ander EU-land gevestigd, dan volgt de teruggaaf het recht op aftrek in uw eigen land én in Nederland. Verricht uw onderneming in haar eigen land alleen vrijgestelde prestaties zonder recht op aftrek, dan kan zij geen Nederlandse btw terugvragen. Doet zij beide, dan past zij dezelfde pro rata toe als thuis, en is de teruggaaf nooit hoger dan wat de Nederlandse regels aan aftrek toestaan. Verandert uw pro rata achteraf, dan corrigeert u de teruggaaf in een volgend verzoek of met een aparte verklaring.

Te laat of afgewezen

• Ondernemingen uit de EU: de termijn van 30 september is streng. Volgens het Hof van Justitie geeft een te laat verzoek geen recht op teruggaaf. De staatssecretaris van Financiën heeft toegezegd dat een te laat verzoek toch ambtshalve wordt bekeken, maar alleen als uw eigen land het doorstuurt
• Ondernemingen van buiten de EU: een te laat verzoek wordt nog ambtshalve bekeken, tot vijf jaar na het jaar waarin de btw in rekening is gebracht. Wordt het dan afgewezen, dan kunt u geen bezwaar maken of in beroep gaan
• Tegen de afwijzing van een verzoek dat op tijd is ingediend, kunt u binnen zes weken bezwaar maken. Vraagt de Belastingdienst bij een EU-verzoek om meer gegevens, dan hebt u een maand om die te geven

Rekenvoorbeeld: kopieën en minimumbedragen

Een onderneming uit België heeft in de eerste helft van 2026 deze Nederlandse kosten:

• Brandstof van € 300 plus € 63 btw. Een kopie van de factuur is nodig, want bij brandstof geldt de grens van € 250
• Autohuur van € 600 plus € 126 btw. Geen kopie nodig
• Een hotelverblijf van € 1.500 plus € 315 btw tegen 21%. Een kopie is nodig
• Samen: € 504 btw

Een verzoek over januari tot en met juni 2026 kan, want het bedrag ligt boven het minimum van € 400 voor een tijdvak korter dan een jaar. Wachten en heel 2026 in één keer terugvragen kan ook, met een minimum van € 50, uiterlijk 30 september 2027. Dit is een rekenvoorbeeld met ronde bedragen, geen klantcase.

Nederlandse onderneming en btw uit een ander EU-land terugvragen?

Dat is de omgekeerde route. Een onderneming die in Nederland is gevestigd, vraagt btw uit een ander EU-land terug via het portaal van de Nederlandse Belastingdienst, met een apart verzoek per land, vóór 1 oktober van het jaar na de aankoop. De Belastingdienst controleert het verzoek en stuurt het door; het andere land beslist binnen vier maanden, of binnen acht maanden als het om meer gegevens vraagt. Wij doen dat voor € 195 per land per jaar. Zie buitenlandse btw terugvragen.

Wat wij doen

Wij verzamelen uw facturen, toetsen elke factuur aan de voorwaarden en maken het verzoek. Voor een onderneming buiten de EU melden wij uw onderneming eerst aan als buitenlandse ondernemer, wat de Belastingdienst vraagt voordat hij het verzoek behandelt, en dienen wij daarna het verzoek in; die aanmelding zit bij de prijs. Voor een onderneming uit de EU maken wij het volledige verzoek voor het portaal van uw eigen land, en dienen wij het voor u in als dat portaal een vertegenwoordiger toelaat. € 395 per jaar, excl. btw. Verricht u in Nederland ook handelingen die niet worden verlegd? Dan hebt u een Nederlands btw-nummer nodig, en dat regelen wij.