Fiscaal vertegenwoordiger in Nederland

Twee soorten vergunningen

Er zijn fiscaal vertegenwoordigers met een algemene vergunning en met een beperkte vergunning. Dat bepaalt waarvoor hij namens u optreedt.

Een algemeen fiscaal vertegenwoordiger regelt de btw voor al uw leveringen en diensten waarover u btw moet betalen. Hij regelt ook de btw op goederen die u uit andere EU-landen haalt, en op uw invoer. U kunt er maar één hebben, en u blijft daarnaast zelf in Nederland geregistreerd.

Een beperkte vergunning geldt maar voor een deel, meestal invoer met een levering direct daarna. Logistieke bedrijven gebruiken deze vorm vaak voor hun klanten.

Wat een algemeen fiscaal vertegenwoordiger doet

Hij doet de btw-aangifte en de ICP-opgaaf voor u en betaalt de btw. Aanslagen gaan naar hem en teruggaven ook. Daarbij gebruikt hij uw eigen Nederlandse btw-nummer.

Op de facturen die u uitreikt, staan naast uw eigen gegevens ook het btw-nummer, de naam en het adres van uw vertegenwoordiger.

Een vertegenwoordiger verandert niets aan wie de btw verschuldigd is. Levert u aan een Nederlandse ondernemer, dan wordt de btw in veel gevallen bij uw klant geheven, met of zonder vertegenwoordiger.

Hoe een beperkte vergunning werkt

Met een beperkt fiscaal vertegenwoordiger hoeft u zich niet zelf te laten registreren. Hij doet aangifte onder een eigen subnummer, bijvoorbeeld 123456789B02, en doet één aangifte voor al zijn klanten samen.

Levert u na de invoer door aan een afnemer in een ander EU-land, dan komt die levering op de ICP-opgaaf onder het btw-nummer van de vertegenwoordiger. Dat nummer geeft u ook aan uw afnemer.

Een beperkte vergunning kan niet als de levering na de invoer een afstandsverkoop is, aan een afnemer zonder btw-nummer in een ander EU-land. Wilt u dan toch de btw bij invoer verleggen, dan kan dat via een algemeen fiscaal vertegenwoordiger.

U mag naast een algemeen fiscaal vertegenwoordiger ook een of meer beperkte vertegenwoordigers hebben.

Voorwaarden voor de vergunning

De vertegenwoordiger vraagt de vergunning zelf schriftelijk aan bij zijn eigen inspecteur. Daarvoor heeft hij een machtiging van u nodig, en de verwachte aard en omvang van uw handelingen per jaar. Hij krijgt de vergunning in de regel alleen als hij:

• in Nederland woont of is gevestigd
• de afgelopen vijf jaar niet onherroepelijk is veroordeeld voor een overtreding van de regels voor belastingen of douane
• een administratie voert waaruit uw facturen, de herkomst en bestemming van uw goederen en de verschuldigde btw blijken
• zekerheid stelt tot een bedrag dat de inspecteur vaststelt

Een algemene vergunning geldt per buitenlandse ondernemer. U kunt maar één algemeen fiscaal vertegenwoordiger hebben.

Zekerheid en aansprakelijkheid

De zekerheid is 5% van de btw die gemiddeld per maand verschuldigd kan zijn over de handelingen waarvoor de vertegenwoordiger optreedt. Daarbij telt alles mee, ook leveringen met 0%, met een vrijstelling of met verlegging. Het minimum is € 5.000. Het maximum is € 100.000 voor bulkgoederen, halffabricaten en productiemiddelen, en € 500.000 voor consumptiegoederen.

Een algemeen fiscaal vertegenwoordiger is per kalenderjaar mede aansprakelijk voor uw btw, tot het bedrag van de zekerheid. Een beperkt fiscaal vertegenwoordiger is aansprakelijk voor de btw van al zijn klanten, zonder dat maximum.

Rekenvoorbeeld: u verwacht per maand gemiddeld € 100.000 aan leveringen. De btw daarover is € 21.000 en 5% daarvan is € 1.050. Dat is minder dan het minimum, dus de zekerheid wordt € 5.000.

Wanneer het verplicht is

Een fiscaal vertegenwoordiger is in twee situaties verplicht:

• Uw onderneming is gevestigd in een land buiten de EU zonder regeling voor wederzijdse bijstand met de EU, verkoopt goederen vanuit een ander EU-land aan consumenten in Nederland, en gebruikt voor die verkopen de Unieregeling van de OSS niet
• Uw onderneming wil de bijzondere regelingen gebruiken voor goederen in een btw-entrepot, of voor accijnsgoederen in een accijnsgoederenplaats

In alle andere gevallen is het een keuze, ook voor bedrijven van buiten de EU.

Btw bij invoer verleggen: daar zit het echte voordeel

Voert u goederen in, dan betaalt u de btw in principe bij de douane, op het moment van invoer. U betaalt dus eerst en krijgt het later terug via uw aangifte. Bij elke zending zit er zo geld vast.

Met een vergunning om de btw te verleggen (artikel 23-vergunning) schuift die btw door naar uw gewone aangifte. Daar trekt u hem in dezelfde aangifte ook weer af. Per saldo betaalt u niets en zit er geen geld vast.

Voor een buitenlands bedrijf loopt de weg naar zo'n vergunning via de fiscaal vertegenwoordiger. Voor veel importeurs is dat de echte reden om er een aan te stellen: zo blijft er geld in hun bedrijf.

Wat er vaak misgaat

De fouten die wij zien zijn meestal niet ingewikkeld, maar ze kosten wel veel geld:

• Invoer op eigen naam zonder vergunning om te verleggen, waardoor er jarenlang onnodig btw is voorgeschoten
• Een beperkte vergunning die wordt gebruikt voor goederen die er niet onder vallen
• Een aangifte op naam van de vertegenwoordiger die niet klopt met de registratie van het bedrijf zelf
• Een ICP-opgaaf die achterblijft, waardoor het nultarief op de verdere levering ter discussie komt

Wat wij doen

Wij bekijken of een vertegenwoordiger in uw situatie verplicht is of alleen voordelig, en of u de vergunning om te verleggen nodig hebt. Is een fiscaal vertegenwoordiger nodig, dan verwijzen wij u door naar een partner met een vergunning. Kan het zonder, dan regelen wij uw btw-registratie en de aangiften zelf.

Een btw-registratie voor een buitenlandse onderneming kost eenmalig EUR 275, alles inbegrepen. Daarna kosten uw btw-aangiften EUR 100 per maand, met uw vragen over de aangifte erbij; de ICP-opgaaf komt er voor EUR 25 per maand bij en de OSS-aangifte voor EUR 50 per maand. Andere vragen kosten EUR 95 per uur. Voor ander werk spreken we vooraf een prijs af.