Home Buitenlandse ondernemingen Fiscaal vertegenwoordiger in Nederland: hebt u er een nodig?
Fiscaal vertegenwoordiger in Nederland: hebt u er een nodig?
Meestal niet. De meeste buitenlandse ondernemingen, ook van buiten de EU, kunnen zich rechtstreeks registreren voor de Nederlandse btw. Een fiscaal vertegenwoordiger is maar in enkele situaties verplicht, en vooral handig voor de artikel 23-vergunning bij invoer.
Rechtstreekse registratie, alles inbegrepen
Kan uw onderneming zich rechtstreeks registreren? Dan regelen wij het voor een vaste prijs, met alle opvolging tot uw btw-nummer er is. Hebt u een vertegenwoordiger nodig? Dan verwijzen wij u door naar een partner met een vergunning.
Drie mogelijkheden
- Rechtstreekse registratie: uw onderneming registreert zich zelf als buitenlandse ondernemer en doet zelf Nederlandse btw-aangifte. Dat kan voor de meeste buitenlandse ondernemingen, ook van buiten de EU
- Algemeen fiscaal vertegenwoordiger: een Nederlandse vertegenwoordiger met een vergunning regelt de btw voor al uw Nederlandse activiteiten en is daarvoor mede aansprakelijk. Voor de vergunning is meestal zekerheid nodig, zoals een bankgarantie
- Beperkt fiscaal vertegenwoordiger: alleen voor invoer met een levering direct daarna. Voor die handelingen hoeft uw onderneming zich dan niet zelf te registreren
Rechtstreekse registratie is voor de meeste ondernemingen de weg. Hoe dat werkt, welke stukken de Belastingdienst vraagt en wat het kost (€ 275, alles inbegrepen), leest u op btw-registratie voor buitenlandse ondernemingen.
Wanneer een vertegenwoordiger verplicht is
De wet maakt een fiscaal vertegenwoordiger in twee situaties verplicht:
- Uw onderneming is gevestigd in een land buiten de EU zonder regeling voor wederzijdse bijstand met de EU, verkoopt goederen vanuit een ander EU-land aan consumenten in Nederland, en gebruikt voor die verkopen de Unieregeling van de OSS niet
- Uw onderneming wil de bijzondere regelingen gebruiken voor goederen in een btw-entrepot, of voor accijnsgoederen in een accijnsgoederenplaats
In alle andere gevallen is een vertegenwoordiger een keuze, ook voor ondernemingen van buiten de EU.
Algemene of beperkte vergunning
Een algemeen fiscaal vertegenwoordiger regelt de btw op al uw leveringen en diensten waarover u btw verschuldigd bent, op goederen die u uit andere EU-landen haalt en op uw invoer. U kunt er maar één hebben.
Een beperkte vergunning geldt maar voor een deel: invoer met een levering direct daarna. Logistieke bedrijven gebruiken deze vorm vaak voor hun klanten.
Wat een vertegenwoordiger precies doet, welke zekerheid hij stelt en waarvoor hij aansprakelijk is, leest u op fiscaal vertegenwoordiger: de vergunningen.
De artikel 23-vergunning: daar zit het echte voordeel
Voert u goederen in, dan betaalt u de invoer-btw bij de douane en vraagt u hem later terug in uw Nederlandse btw-aangifte. Bij elke zending zit er zo geld vast.
Met een artikel 23-vergunning schuift de invoer-btw door naar uw btw-aangifte, waar u hem in dezelfde aangifte weer aftrekt. Per saldo betaalt u aan de grens niets. Een onderneming die niet in Nederland is gevestigd, kan deze vergunning alleen via een fiscaal vertegenwoordiger gebruiken.
Hoe de vergunning via een vertegenwoordiger werkt, hangt af van zijn soort vergunning:
- Met een algemeen fiscaal vertegenwoordiger kan uw onderneming zelf de artikel 23-vergunning krijgen. De vertegenwoordiger doet de aangifte waarin de invoer-btw wordt aangegeven en afgetrokken
- Een beperkt fiscaal vertegenwoordiger kan zelf een artikel 23-vergunning krijgen. Die gebruikt hij voor de invoer van al zijn buitenlandse klanten
De gewone voorwaarde dat u geregeld goederen invoert, geldt niet voor een buitenlandse onderneming met een fiscaal vertegenwoordiger. Dan is af en toe invoeren genoeg. Personenauto's, bestelauto's en motoren vallen niet onder de vergunning; daarvoor is een apart verzoek nodig. De andere voorwaarden, en waar de invoer-btw in de aangifte staat, leest u op invoer in Nederland.
Is uw onderneming in Nederland gevestigd, of heeft zij hier een vaste inrichting? Dan vraagt zij de vergunning zelf aan, zonder vertegenwoordiger. Die aanvraag maken wij voor € 45, met de check of u ervoor in aanmerking komt (zie alle tarieven).
Voorbeeld
Een Amerikaanse onderneming voert per kwartaal voor € 50.000 aan goederen in Nederland in en verkoopt die aan Nederlandse bedrijven.
- Rechtstreekse registratie: elk kwartaal wordt zo'n € 10.500 invoer-btw aan de grens betaald, die na de kwartaalaangifte wordt terugbetaald
- Fiscaal vertegenwoordiger met artikel 23-vergunning: de invoer-btw wordt in dezelfde aangifte aangegeven en afgetrokken; aan de grens wordt niets betaald
- Of dat kasstroomvoordeel opweegt tegen de kosten van de vertegenwoordiger en de zekerheid, hangt af van uw volumes
Dit is een rekenvoorbeeld met afgeronde bedragen, geen klantcase.
Wat er vaak misgaat
- Invoer op eigen naam zonder artikel 23-vergunning, waardoor er jarenlang onnodig btw is voorgeschoten
- Een beperkte vergunning die wordt gebruikt voor goederen die er niet onder vallen
- Een aangifte op naam van de vertegenwoordiger die niet klopt met de registratie van de onderneming zelf
- Een ICP-opgaaf die achterblijft, waardoor het nultarief op de verdere levering ter discussie komt
Wat wij doen
Wij bekijken of een vertegenwoordiger in uw situatie verplicht is of alleen handig, en of u de artikel 23-vergunning nodig hebt. Kunt u zich rechtstreeks registreren, dan regelen wij de registratie (€ 275, alles inbegrepen) en doen wij uw Nederlandse btw-aangiften (€ 100 per maand, € 150 met de OSS-aangifte). Valorem treedt niet op als fiscaal vertegenwoordiger; hebt u er een nodig, dan verwijzen wij u door naar een partner met een vergunning.
Veelgestelde vragen
Is een fiscaal vertegenwoordiger verplicht voor een onderneming van buiten de EU?
Niet in het algemeen. De meeste ondernemingen van buiten de EU kunnen zich rechtstreeks registreren. Het is verplicht bij afstandsverkopen aan Nederlandse consumenten door een onderneming uit een land zonder regeling voor wederzijdse bijstand met de EU die de Unieregeling van de OSS niet gebruikt, en bij het btw-entrepot en de accijnsgoederenplaats.
Hebben wij een fiscaal vertegenwoordiger nodig voor een artikel 23-vergunning?
Ja, als uw onderneming niet in Nederland is gevestigd en hier geen vaste inrichting heeft. Zonder vergunning betaalt u de invoer-btw bij invoer en vraagt u hem terug in uw Nederlandse btw-aangifte.
Wat doet een fiscaal vertegenwoordiger?
Een algemeen fiscaal vertegenwoordiger doet namens u de btw-aangifte en de ICP-opgaaf onder uw eigen Nederlandse btw-nummer, ontvangt uw aanslagen en teruggaven en is mede aansprakelijk voor uw Nederlandse btw. Daarom moet hij zekerheid stellen bij de Belastingdienst. Een beperkt vertegenwoordiger werkt onder een eigen subnummer.
Kunt u onze fiscaal vertegenwoordiger zijn?
Nee, daarvoor hebben wij geen vergunning. Wij verwijzen u door naar een partner met een vergunning, en doen de rechtstreekse registratie en aangiften waar dat kan.
Kan onze Nederlandse bv zelf een artikel 23-vergunning aanvragen?
Ja, als de bv voor de btw in Nederland is gevestigd. Zij vraagt de vergunning dan schriftelijk aan bij haar eigen inspecteur; die aanvraag maken wij voor € 45. Ziet de Belastingdienst de bv als onderneming zonder vestiging in Nederland, dan kan het alleen via een fiscaal vertegenwoordiger.
Verandert een fiscaal vertegenwoordiger wie de btw betaalt?
Nee. Levert u aan een ondernemer die in Nederland is gevestigd, dan wordt de btw in de meeste gevallen naar uw klant verlegd, met of zonder vertegenwoordiger.
Moeten wij geregeld invoeren voor een artikel 23-vergunning?
Niet als u een fiscaal vertegenwoordiger hebt. Voor een buitenlandse onderneming met een vertegenwoordiger is af en toe invoeren genoeg.
Hoe lang blijft de zekerheid van een fiscaal vertegenwoordiger staan?
Minstens vijf jaar. De zekerheid loopt door en komt pas vrij in het jaar waarin de btw definitief vaststaat, en de Belastingdienst kan tot vijf jaar na het einde van het kalenderjaar naheffen.
Twijfelt u of u een fiscaal vertegenwoordiger nodig hebt? Vertel wat u verkoopt en hoe uw goederen lopen.
Vertel kort wat er speelt. Binnen één werkdag hoort u wat wij voor u kunnen doen en wat het kost, voordat wij beginnen.
Liever meteen overleggen? Bel direct