Boekhouding voor de Nederlandse dochter van een buitenlandse groep

Twee sets regels: die van de groep en de Nederlandse

Het bestuur van de bv voert een administratie waaruit altijd de rechten en verplichtingen van de bv blijken (artikel 2:10 BW). De bv doet haar eigen Nederlandse btw-aangiften en aangifte vennootschapsbelasting, en maakt een eigen jaarrekening naar Nederlands recht. De groep wil dezelfde cijfers in haar eigen rekeningschema en rapportagevorm.

Wij voeren één Nederlandse administratie en koppelen elke rekening aan het rekeningschema van de groep. De rapportage is een vertaling van de Nederlandse boekhouding, geen IFRS- of US GAAP-jaarrekening, en zij is niet gecontroleerd. Aanpassingen aan de grondslagen van de groep blijven bij de financiële afdeling van de groep, tenzij wij die apart afspreken.

De Nederlandse jaarrekening en de deponering

• Het bestuur maakt de jaarrekening op binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar. De algemene vergadering kan die termijn bij bijzondere omstandigheden met ten hoogste vijf maanden verlengen. De algemene vergadering stelt de jaarrekening vast
• De bv deponeert de jaarrekening bij de KvK binnen acht dagen na de vaststelling, en in elk geval binnen twaalf maanden na het einde van het boekjaar
• De jaarrekening mag in het Engels worden gedeponeerd. De posten mogen in het Engels als de algemene vergadering dat besluit, en de jaarrekening mag in een vreemde valuta als de internationale activiteiten van de groep dat rechtvaardigen
• Deponeert het bestuur niet op tijd en gaat de bv failliet, dan vermoedt de wet dat die onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak van het faillissement is (artikel 2:248, lid 2, BW)

Grootteklassen: wat de bv deponeert en wanneer een accountantscontrole geldt

De klasse hangt af van of de bv op twee opeenvolgende balansdata aan ten minste twee van drie criteria voldoet:

• Micro: activa tot € 450.000, netto-omzet tot € 900.000, minder dan 10 werknemers. Deponeert een beperkte balans
• Klein: activa tot € 7,5 miljoen, netto-omzet tot € 15 miljoen, minder dan 50 werknemers. Deponeert een verkorte balans met toelichting. Geen wettelijke accountantscontrole
• Middelgroot: activa tot € 25 miljoen, netto-omzet tot € 50 miljoen, minder dan 250 werknemers. Deponeert ook een bestuursverslag en een accountantsverklaring
• Groot: boven die grenzen. Volledige jaarrekening en een accountantsverklaring

Een middelgrote of grote bv laat haar jaarrekening controleren door een accountant (artikel 2:393 BW). Wij zijn geen accountant. Voor zo'n bv maken wij de jaarrekening voor uw accountant en spreken wij die prijs apart af.

Groepsvrijstelling: een bv waarvan de cijfers zijn opgenomen in een geconsolideerde jaarrekening waarop de EU-jaarrekeningrichtlijn of de EU-verordening over IFRS van toepassing is, hoeft haar eigen jaarrekening niet volgens de Nederlandse jaarrekeningregels in te richten en te deponeren, als de aandeelhouders schriftelijk instemmen en de consoliderende vennootschap zich hoofdelijk aansprakelijk stelt voor de schulden van de bv. Beide verklaringen en de geconsolideerde jaarrekening gaan dan naar de KvK (artikel 2:403 BW). Of dat voor uw groep kan, hangt af van waar de moeder zit en welk recht op haar geconsolideerde jaarrekening van toepassing is.

Vennootschapsbelasting en btw

In 2026 is de vennootschapsbelasting 19% over de belastbare winst tot € 200.000 en 25,8% daarboven. Is het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, dan doet de bv uiterlijk 1 juni van het jaar daarna aangifte, tenzij zij uitstel heeft.

Een bv met een eigen kantoor of personeel in Nederland registreert zich gewoon voor de btw. Brengt een groepsmaatschappij in het buitenland diensten in rekening bij de bv, dan geeft de bv de Nederlandse btw meestal zelf aan in haar aangifte (verlegging). Brengt de bv diensten in rekening bij groepsmaatschappijen in andere EU-landen, dan rekent zij geen Nederlandse btw en vermeldt zij die diensten in de opgaaf ICP.

Intercompany en het UBO-register

Wat de bv en andere groepsmaatschappijen elkaar in rekening brengen, moet zakelijk zijn, en de bv legt vast hoe elke prijs tot stand kwam (artikel 8b Wet Vpb 1969). In het pakket stemmen wij elk kwartaal de intercompany-saldi af met de groep en controleren wij de btw op intercompany-facturen. Een verrekenprijsmemo en intercompany-overeenkomsten zijn een aparte dienst.

De bv schrijft haar uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) in bij de KvK. Een UBO is altijd een persoon, nooit de moedermaatschappij: iemand met een belang van meer dan 25%. Is er niemand, dan worden de bestuurders ingeschreven. Wij bereiden de opgave en elke wijziging voor, zodat uw bestuurders die kunnen indienen.

Voorbeeld

Een Duitse GmbH heeft een Nederlandse verkoop-bv met zes werknemers. De bv heeft een netto-omzet van € 4 miljoen, activa van € 1,2 miljoen en een belastbare winst van € 120.000.

• Grootteklasse: klein, als de bv twee opeenvolgende balansdata zo uitkomt. Activa en omzet blijven onder € 7,5 miljoen en € 15 miljoen, en zij heeft minder dan 50 werknemers. Geen wettelijke accountantscontrole; zij deponeert een verkorte balans met toelichting
• Vennootschapsbelasting: 19% van € 120.000 = € 22.800
• Rapportage: elk kwartaal een proefbalans en winst- en verliesrekening in het rekeningschema van de Duitse groep
• Onze prijs: € 295 per maand, € 3.540 per jaar, excl. btw. De loonadministratie voor de zes werknemers komt erbij

Dit is een rekenvoorbeeld, geen klantcase. Of de bv de groepsvrijstelling kan gebruiken, hangt af van de geconsolideerde jaarrekening van de moeder.

Wat wij doen

Voor € 295 per maand, excl. btw, voeren wij de boekhouding van uw Nederlandse bv in het Engels en sturen wij de groep elk kwartaal een rapportage in het rekeningschema van de groep. Wij stemmen de intercompany-saldi af, doen elke btw-aangifte met de opgaaf ICP en de OSS-aangifte als dat nodig is, maken de Nederlandse jaarrekening en deponeren die bij de KvK, doen de aangifte vennootschapsbelasting en bereiden de UBO-opgave voor. Maandrapportage in plaats van per kwartaal kost € 95 per maand extra.

Niet inbegrepen: een accountantscontrole, een volledige IFRS- of US GAAP-jaarrekening, consolidatie, de loonadministratie voor personeel en verrekenprijsdocumentatie. Rapporteert uw bv niet aan een groep? Dan geldt ons pakket Bv van € 150 per maand.