Loonadministratie in Nederland voor buitenlandse werkgevers

Wanneer een buitenlandse werkgever Nederlandse loonheffingen heeft

De loonheffingen bestaan uit vier delen: loonbelasting, premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw. Welke delen gelden, hangt af van twee losse vragen: bent u inhoudingsplichtig, en is uw werknemer in Nederland sociaal verzekerd?

• U bent inhoudingsplichtig voor de loonbelasting en de premie volksverzekeringen als u in Nederland een vaste inrichting of een vaste vertegenwoordiger hebt
• U bent ook inhoudingsplichtig als u personeel ter beschikking stelt aan een bedrijf in Nederland, bijvoorbeeld door uitlenen of detacheren
• Zonder vaste inrichting hoeft u geen loonbelasting in te houden. U kunt er wel voor kiezen: u voert dan een Nederlandse loonadministratie en meldt zich aan bij de Belastingdienst. U houdt dan zowel loonbelasting als premie volksverzekeringen in, niet een van beide
• Voor de premies werknemersverzekeringen en de Zvw geldt een andere regel. Is uw werknemer in Nederland sociaal verzekerd, dan betaalt u die, met of zonder vaste inrichting

Een werknemer die in Nederland woont en werkt, betaalt hier belasting over zijn loon. Voor een werknemer die in het buitenland woont, beslist het belastingverdrag. Volgens de meeste verdragen mag Nederland werk hier belasten als de werknemer hier meer dan 183 dagen is in de periode die het verdrag noemt, als het loon wordt betaald door een werkgever in Nederland, of als het ten laste komt van een vaste inrichting hier.

Sociale zekerheid: welk land

Binnen de EU, de EER en Zwitserland bepaalt Verordening (EG) 883/2004 waar uw werknemer verzekerd is. De hoofdregel is het land waar de werknemer werkt. Een werknemer die alleen in Nederland werkt, is hier verzekerd, ook als de werkgever in het buitenland is gevestigd.

Een werknemer die voor maximaal 24 maanden naar Nederland wordt gedetacheerd, kan in zijn eigen land verzekerd blijven, met een A1-verklaring van dat land. U betaalt dan voor die werknemer geen Nederlandse premies, maar Nederlandse loonbelasting kan wel gelden. Voor landen buiten de EU beslist een verdrag over sociale zekerheid of de Nederlandse wet.

Aanmelden als werkgever

• Een buitenlandse werkgever meldt zich aan met het formulier Aanmelding Onderneming buitenland, hetzelfde formulier als voor de btw. Het gaat geprint en ondertekend per post naar de Belastingdienst in Heerlen
• U krijgt een loonheffingennummer en een aangiftebrief met uw aangiftetijdvakken. Volgens de Belastingdienst komen die meestal binnen een week. De aangiftebrief krijgt u elk jaar in november opnieuw
• Zijn uw werknemers verzekerd voor de werknemersverzekeringen, dan krijgt u ook een brief met uw sector en een brief met het premiepercentage voor de Werkhervattingskas (Whk)

Met hetzelfde formulier meldt een buitenlandse onderneming zich aan voor de btw; zie btw-registratie in Nederland voor buitenlandse ondernemingen.

Twijfelt u tussen een eigen loonadministratie en het uitbesteden van het werkgeverschap? Lees employer of record of eigen loonadministratie.

Elke maand en elk jaar

• Vóór het eerste loon: de identiteit en het burgerservicenummer (BSN) van de werknemer
• Een loonaangifte per maand of per vier weken. Aangifte en betaling moeten allebei binnen een maand na het einde van het tijdvak binnen zijn
• Een loonstrook bij elke loonbetaling (artikel 7:626 BW)
• Na het einde van het jaar: een jaaropgaaf voor elke werknemer, met het brutoloon en de ingehouden belasting en premies

De 30%-regeling

Houdt u Nederlandse loonbelasting in, dan kunt u de 30%-regeling toepassen voor werknemers die u uit het buitenland aanwerft, als zij aan de voorwaarden voldoen. Een buitenlandse werkgever zonder vaste inrichting kan dat door te kiezen voor inhouding. De regeling loopt dan elke maand mee in de loonadministratie.

Voor uw werknemer zelf: wat er geldt voor de aangifte over het jaar van verhuizing, staat op onze pagina over het M-biljet.

Werknemers uit de EU detacheren: de WagwEU-melding

Een werkgever uit een ander EU-land, de EER of Zwitserland die werknemers voor een tijdelijke opdracht naar Nederland stuurt, meldt de opdracht en de werknemers vóór hun komst in het meldloket van postedworkers.nl. Voor bepaalde sectoren en bepaalde tijdelijke werkzaamheden geldt een uitzondering. De Nederlandse opdrachtgever controleert de melding, en de Nederlandse Arbeidsinspectie kan een boete opleggen als de melding ontbreekt. Gedetacheerde werknemers hebben recht op de kern van de Nederlandse arbeidsvoorwaarden, zoals het minimumloon.

De melding staat los van de aanmelding voor de loonheffingen. Wij zeggen u of de melding nodig is, en zorgen dat de loonadministratie erop aansluit.

Voorbeeld

Een softwarebedrijf uit Duitsland, zonder kantoor in Nederland, neemt twee werknemers in dienst die in Utrecht wonen en werken.

• Beiden werken alleen in Nederland en zijn dus volgens de EU-verordening hier verzekerd. Het bedrijf betaalt Nederlandse premies werknemersverzekeringen en de Zvw, ook al heeft het geen vaste inrichting
• Het bedrijf kiest er ook voor loonbelasting en premie volksverzekeringen in te houden, zodat de werknemers die niet via hun eigen aangifte inkomstenbelasting betalen
• Onze kosten: € 195 eenmalig voor de registratie, daarna 2 x € 25 = € 50 per maand, excl. btw

Dit is een rekenvoorbeeld, geen klantcase.

Wat wij doen

Wij melden u aan als werkgever bij de Belastingdienst, richten de Nederlandse loonadministratie in en voeren die elke maand zelf: de loonstroken, de loonaangifte, de te betalen bedragen en na het einde van het jaar de jaaropgaven. Per werknemer zeggen wij welke loonheffingen gelden, ook wanneer een A1-verklaring betekent dat geen Nederlandse premies verschuldigd zijn. U betaalt de lonen en de loonheffingen vanaf uw eigen rekening, en u blijft de werkgever: wij treden niet op als employer of record. Registratie: € 195 eenmalig. Loonadministratie: € 25 per werknemer per maand, excl. btw.